Neues Feature im Betatest: Belegverwaltung mit E-Rechnungen
Neben den Anmeldungen sind die Finanzen ein wichtiger Aspekt von Freizeiten. Bereits von Beginn konnte der Teilnehmerbeitrag in verschiedenen Varianten berechnet werden, nun kommt neu die gesamte Finanzverwaltung einer Freizeit (oder auch einer anderen Veranstaltung) dazu.
Es ist im Jahre 2026 keine Ausnahme mehr, dass eine Jugendfreizeit ins Ausland einen mittleren bis hohen fünfstelligen Umsatz hat. Der Ausgabenseite mit der Buchung von Unterkunft und Transfer (Bus, Fähre, Flugzeug, Zug), der Verpflegung und dem Material steht die Einnahmenseite mit Teilnehmerbeiträgen und Fördermitteln gegenüber.
Bereits seit langem und unter stetiger Erweiterung bietet Betlehem Booking die Berechnung des Teilnehmerbeitrags in verschiedenen Varianten, beispielsweise in Abhängigkeit von Alter, Wohnort, Geschwisterrabatt und vielem mehr. Auch dazu gehört die automatische Rechnungsstellung und die Übersicht der Teilnehmer über bereits erfolgte Anzahlungen.
Die Einnahmenseite wird ebenfalls dadurch unterstützt, dass für viele Fördermittel Exporte und teilweise automatisierte Anbindungen zur Verfügung stehen, um die Bürokratie beim Einwerben der Förderungen für die Jugendhilfe zu verringern.
Unter diesen Vorbedingungen ist ein logischer nächster Schritt, die vollständige Buchhaltung zu unterstützen, um während der Freizeit den Überblick zu behalten, so dass einem weder das Geld ausgeht noch eine Überförderung droht, die zur Streichung von Fördermitteln führen würde.
Wir freuen uns daher, euch einen neuen Bereich von Betlehem Booking vorzustellen, welcher ab sofort in die öffentliche Betaphase startet: Die Belegverwaltung.
Eine Transaktion besteht mindestens aus einem Namen, einem Datum und einem Betrag in € (positiv: Einnahme; negativ: Ausgabe). Außerdem ist sie einer Kategorie zugeordnet. Optional kann sie außerdem mehreren Tags zugeordnet werden und einen längeren Textkommentar bekommen. Sofern die Transaktion ursprünglich in einer Fremdwährung stattgefunden hat, so kann auch die Originalwährung sowie der Betrag in dieser Währung eingetragen werden.
Neben den Stammdaten der Transaktion gehören zu ihr auch die Originalbelege. Diese können als Dateien zu der Transaktion hochgeladen werden. Dabei kann eine PDF-Datei hochgeladen werden oder auch z.B. ein Bild.
Eine besondere Funktion ist die Generierung einer Transaktion direkt aus einer E-Rechnung. Über das Uploadfeld auf der Startseite könnt ihr E-Rechnungen nach den gängigen Spezifikationen sowohl als PDF-Datei als auch als XML-Datei hochladen und die relevanten Informationen werden vorausgefüllt. Zum Ausprobieren dieser Funktion findet ihr hier zwei Beispiel-E-Rechnungen:
Transaktionen können in Kategorien unterteilt werden, um den Überblick über einzelne Teilbudgets zu behalten. Einer Kategorie kann dabei ein Name und eine Farbe sowie optional ein Budget zugeordnet werden. In der Übersicht werden dabei die einzelnen Kategorien aufsummiert sowie eine Gesamtsumme der Veranstaltung inkl. der Teilnehmerbeiträge gebildet. Die Teilnehmerbeiträge berechnen sich dabei aus dem tatsächlichen Anmeldestand und nicht aus der maximalen Teilnehmerzahl.
Während eine Transaktion genau einer Kategorie zugeordnet ist, sieht das bei den Tags anders aus. Eine Transaktion kann zu gar keinem, zu einem oder zu mehreren Tags gehören. Während Kategorien eher eine Unterteilung der Veranstaltung in Budgets ermöglichen, sind Tags dafür geeignet, beispielsweise Transaktionen zu kennzeichnen, die von einer Person ausgelegt wurden oder solche, bei denen noch Belege nachgereicht werden müssen.
Zu guter Letzt kann die gesamte Buchhaltung exportiert werden. Dabei wird eine ZIP-Datei generiert, die sowohl eine CSV (z.B. für die Verarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen) als auch alle Belege entsprechend sortiert enthält.
Der neue Berech der Belegverwaltung ist ab sofort in der Demo-Version freigeschaltet und wird weiter getestet. Ihr könnt euch gerne an den Tests beteiligen und dabei Feedback geben, wenn ihr Fehler findet oder Änderungswünsche an der Funktionalität hat. Nach Abschluss aller Tests wird der Bereich die Betaphase verlassen.
Wie immer gilt: Habt ihr Fragen, Fehlermeldungen oder Anmerkungen aller Art, schreibt uns gerne unter info@betlehem-booking.de.