Neues Feature: Automatische datensparende Löschung
Für die Durchführung einer Jugendfreizeit werden viele Daten erhoben, insbesondere auch personenbezogene. Das ist auch erstmal kein Problem, aber nach der Freizeit liegen Daten rum - manche müssen aufgehoben werden, andere darf ich danach eigentlich gar nicht mehr haben. Bei der Lösung dieses Problems unterstützt das neue Feature von Betlehem Booking zur automatischen Datenlöschung.
Wer schonmal eine Freizeit mit Betlehem Booking organisiert hat, kennt es wahrscheinlich selber: Vor der Freizeit überlegt man, welche Daten von den Teilnehmern erhoben werden sollen und legt entsprechend Anmeldeformular und Freizeitpass an. Je nach Freizeittyp und -zielort sind dies z.B. die Folgenden:
- Allgemeine Kontaktdaten wie Wohnadresse und Telefonnummer
- Bankdaten zur Rückzahlung eines eventuellen Überschusses
- Personalausweisnummern
- Medikationspläne und Allergien sowie bekannte Vorerkrankungen
Insbesondere die letzten Datenpunkte sind, was die Datenspeicherung angeht, besonders sensibel. Sie sind Gesundheitsdaten und damit nach der DSGVO eine „besondere Kategorie personenbezogener Daten“ (definiert in Artikel 9). Zu diesen besonderen Kategorien gehören beispielsweise auch Daten über ethnische Herkunft, politische Meinungen oder auch genetische Daten. Allen diesen besonderen Kategorien ist eines gemeinsam: Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt. (Absatz 1 von Artikel 9)
Nun ist „grundsätzlich“ hier glücklicherweise im juristischen Wortsinne zu verstehen und bedeutet nicht, dass es auf jeden Fall untersagt ist, sondern eher „vom Grundsatz her, so lange keine Ausnahme greift“. Und Artikel 9 definiert in Absatz 2 direkt eine Reihe von Ausnahmen, unter denen eine Verarbeitung von solchen Daten doch erlaubt ist.
Die Ausnahme, die für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten bei Jugendfreizeiten in der Regel greifen dürfte, ist der Fall b):
(2) Absatz 1 gilt nicht in folgenden Fällen:
b) die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche [...] die ihm aus dem [...] Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann [...]
Die Freizeitleitung hat während der Freizeit besondere Fürsorgepflichten für die Teilnehmer und muss mit den Medikationsplänen beispielsweise dafür sorgen, dass notwendige Medikamente zu den richtigen Uhrzeiten eingenommen werden. Und sollte während einer Freizeit ein Arzt- oder Krankenhausbesuch notwendig sein, so ist es wichtig, dem behandelnden Personal direkt mitteilen zu können, ob irgendwelche Medikamentenallergien o.ä. bestehen
Rechtlich ist es also unproblematisch, die entsprechenden Gesundheitsdaten zu erfassen und auch in Betlehem Booking für die Freizeit zu verarbeiten. Aber: Dies gilt für die Freizeitvorbereitung und -durchführung. Nach der Freizeit, wenn die Kinder und Jugendlichen wieder bei ihren Eltern sind, ist die Verarbeitung und Speicherung für die genannten Zweck nicht mehr erforderlich.
Und damit greift ein wichtiger Grundsatz der DSGVO: Keine Datenverarbeitung ohne Rechtsgrundlage!
Um diesen Grundsatz umzusetzen, gibt es eine neue Funktion in Betlehem Booking: Die automatische Datenlöschung. Jedem Datenpunkt kann eine Löschfrist zugeordnet werden, wann sie gelöscht werden sollen. Angefangen bei „Direkt nach Freizeitende“ (für die genannten Gesundheitsdaten) bis hin zu acht Jahren Aufbewahrungsfrist (zum Beispiel für Rechnungsdaten) ist alles möglich.
Mit dieser Funktion vereinfachen wir euch das Einhalten der DSGVO deutlich. Habt ihr noch Fragen oder weitere Funktionswünsche zu dem Thema? Dann schreibt uns gerne unter info@betlehem-booking.de.